Dalam PMBOK Guide edisi terbaru yaitu Sixth Edition, ada 5 respon risiko untuk risiko negatif (ancaman) dan risiko positif (peluang). 1 tambahan respon risiko dibandingkan dengan PMBOK 5th, yaitu Eskalasi, akan tetapi seperti penjelasan dalam PMBOK Guide, bahwa eskalasi menjadi respon yang layak jika tim proyek atau sponsor proyek setuju bahwa ancaman ada di luar lingkup proyek atau bahwa respon yang diusulkan akan melebihi kewenangan manajer proyek. Risiko yang dieskalasi biasanya ada di level program, portofolio, atau bagian lain yang terkait dari organisasi, dan bukan pada tingkat proyek.

Respons risiko biasanya bersifat proaktif, jadi ada yang berupa tindakan pencegahan (preventive action) adan yang bersifat tindakan korektif (corrective action). Berikut adalah respons risiko untuk risiko negatif dan risiko positif.

Respons risiko untuk risiko negatif: Avoid, Mitigate, Transfer merupakan respons risiko proaktif, atau bisa dikategorikan preventive action. Begitu juga respons untuk risiko positif: Exploit, Enhance, Share. Sedangkan Acceptance adalah respons risiko menerima, artinya mengakui keberadaan ancaman tapi tidak ada tindakan proaktif yang diambil. Strategi ini mungkin tepat untuk ancaman-prioritas rendah, dan mungkin juga diadopsi di mana tidak mungkin/tidak hemat biaya untuk mengatasi ancaman dengan cara lain.

Untuk memahami strategi respons risiko: Avoit, Mitigate, Transfer, Acceptance, Exploit, Enhance, Share, cukup mudah karena penjelasan didalam PMBOK Guide maupun buku-buku pengantar lain juga cukup jelas, dan para praktisi manajemen proyek juga cukup familiar dan menerapkan respons risiko tersebut di keseharian proyek. Tapi ada beberapa istilah respons risiko yang dijelaskan dalam PMBOK Guide yang tidak semua bisa memahaminya, dan pada tulisan ini yang akan dicoba dijelaskan lebih detail. Istilah tersebut adalah Contingency Plan & Fallback Plan…

Risiko secara konsep adalah uncertainty event atau peristiwa yang tidak pasti yang mana jika terjadi dapat berdampak positif maupun negatif terhadap proyek. Jadi uncertaint – bisa terjadi dan bisa juga ga. Tapi dalam risk management, kita perlu bertindak proaktif jadi mencoba mencegah terjadinya risk, atau mengurangi probabilitasnya ataupun tingkat dampak yang ditimbulkannya. Proaktif ini seperti yang dijelaskan diatas, bisa berupa avoid, exploit, share, enhance, transfer, share. Kita udah membuat tindakan pencegahan, misalnya supaya tidak terjadi kesalahan pengerjaan, diberikan training, ternyata risikonya terjadi (yang uncertaint tersebut), nah respons kita terhadap risiko yang akhirnya terjadi tersebutlah dalam istilah PMBOK namanya “Contingency Plan”, yaitu respons kita terhadap risiko yang terjadi saat proyek berlangsung. Respons Acceptance masuk dalam contingency plan – terkadang disebut juga corrective action. Jadi kalau risikonya ga terjadi, yah contingency plan nya ga bisa diimplementasi.

Sedangkan untuk istilah Fallback plan, ini biasanya disebut Plan B…yaitu respons risiko kita jika respons risiko kita sebelumnya tidak efektif, alias masih ada risiko yang tersisa.

Respons risiko dalam manajemen risiko sangat berlapis, pertama kita harus berasumsi kira-kira faktor apa saja yang menyebabkan proyek kita gagal, dan jika kita tahu faktor tersebut, maka kita bisa mengembangkan respons risikonya. Dan bahkan respons risiko tersebut kita harus berasumsi gimana kalau responsnya gagal atau kurang efektif, berarti kita pun harus membuat respons cadangan yang bisa mengantisipasi jika respons risiko kita gagal. Dengan memahami konsep ini dan menerapkannya dalam proyek, diharapkan proyek bisa berhasil dan tercapai sasaran proyek

Written by:

Alin Veronika, MT, PMP, PMI-RMP

COO of Avenew Indonesia & Chapter President of Project Management Institute (PMI) Indonesia Chapter