Konsep dan Karakteristik Proyek dalam Konteks Manajemen Proyek

08 Mar Konsep dan Karakteristik Proyek dalam Konteks Manajemen Proyek

Dalam setiap bisnis, perubahan merupakan suatu keniscayaan. Beberapa perubahan tersebut melibatkan pembukaan kantor baru, peluncuran produk atau layanan baru, peningkatan proses kerja yang sudah ada, pemasangan sistem komputer baru, penggabungan dengan perusahaan lain, pemindahan lokasi, masuk ke pasar baru, memenuhi kebutuhan sosial, dan sebagainya. Perubahan ini diperlukan untuk mencapai tujuan operasional atau strategis suatu organisasi. Dan tujuan-tujuan ini dicapai melalui proyek.

Sebuah proyek adalah sesuatu yang dapat dilihat secara fisik dengan mata telanjang. Dalam hal ini, proyek dapat dijelaskan sebagai proyek yang dapat dilihat secara nyata, yaitu sesuatu yang dapat dilihat oleh semua orang. Ada contoh lain yang dapat kita gunakan untuk mendefinisikan proyek. Misalnya, proyek kereta cepat yang menghubungkan Jakarta dan Bandung dapat dianggap sebagai proyek yang dapat dilihat secara nyata. Begitu pula dengan proposal untuk membangun sekolah dasar di daerah terpencil di Kupang dapat dianggap sebagai proyek yang dapat dilihat secara nyata. Fitur utama dari proyek yang dapat dilihat secara nyata adalah kenyataan bahwa mereka dapat dilihat secara fisik dengan mata telanjang dan dalam banyak kasus, proyek dan manfaatnya bertahan dalam jangka waktu yang lama.

Namun, ada proyek-proyek yang mungkin tidak dapat dilihat secara fisik dengan mata telanjang. Mereka tidak dapat dirasakan dengan sentuhan. Proyek-proyek seperti itu dikenal sebagai proyek yang tidak dapat dilihat secara fisik. Contoh proyek yang tidak dapat dilihat secara fisik adalah pemilihan umum seperti yang baru saja kita laksanakan. Ketika suatu negara melakukan pemilihan umum, tujuan utamanya adalah untuk memilih pemimpin dan penguasa. Selain memilih pemimpin, pemilihan umum memberikan legitimasi bagi pemerintah.

Setiap proyek harus memiliki tujuan. Ini adalah salah satu tugas penting manajer proyek untuk memastikan bahwa proyek yang mereka kelola mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Poin lain yang perlu diperhatikan tentang waktu penyelesaian proyek adalah bahwa penyelesaian proyek yang terlambat atau pengiriman proyek yang terlambat tidak akan menyenangkan sponsor proyek. Kedua, semua proyek memiliki signifikansi sosial. Sebagai contoh, proyek rumah sakit seharusnya memiliki tujuan untuk menyediakan layanan kesehatan yang aman dan terjangkau bagi masyarakat. Demikian juga, proyek makanan cepat saji sektor swasta memiliki tujuan untuk memproduksi hamburger, takoyaki, hot dog, dll. bagi pelanggannya. Ini adalah tujuan kinerja dari proyek mereka yang harus dicapai manajer proyek. Selain tujuan kinerja, sebagian besar proyek memiliki tujuan kualitas. Keempat, aspek lain dari kinerja adalah kehandalan. Produk yang baik juga harus dapat diandalkan. Keandalan produk proyek adalah tujuan lain dari proyek.

Semua proyek melibatkan pengeluaran keuangan. Pengeluaran keuangan yang terkait dengan suatu proyek biasanya dikendalikan oleh anggaran. Anggaran menetapkan batas sejauh mana suatu proyek dapat menghabiskan dana. Dalam sebagian besar organisasi, anggaran untuk setiap proyek biasanya telah disediakan. Alasan proyek harus dimonitor adalah bahwa kegagalan untuk melakukannya dalam beberapa kasus dapat menyebabkan habisnya dana dan pembengkakan proyek yang bersangkutan. Jadi, semua proyek harus menyediakan keuangannya melalui penyusunan anggaran. Dari uraian di atas, jelas bahwa proyek dapat memiliki lima tujuan utama, yaitu: waktu, kinerja, kualitas, keandalan, dan anggaran. Salah satu tugas utama yang dihadapi manajer proyek adalah bagaimana menyeimbangkan kelima tujuan ini.

Penting untuk memahami perbedaan antara proyek dan proses. Proses bersifat repetitif dengan prosedur dan hasil yang jelas. Sebuah proses akan menghasilkan hasil yang sama, baik itu produk atau layanan. Proyek, di sisi lain, bersifat unik dan baru menurut definisi. Jadi, hasil dari suatu proyek akan selalu baru dan unik (Rad, 2010). Namun, proyek dijalankan melalui proses manajemen proyek dan proses berorientasi pada pengiriman proyek.

Proyek diciptakan, dibuat, dan dikelola karena individu atau organisasi selain manajer proyek atau tim proyek mengidentifikasi suatu kebutuhan (Rad, 2005). Seperti yang disebutkan sebelumnya, proyek selalu bertujuan untuk memenuhi tujuan organisasi dan/atau kebutuhan strategis seperti permintaan pasar, permintaan pelanggan, kemajuan teknologi, persyaratan hukum, kebutuhan sosial (untuk organisasi nirlaba), situasi krisis, dan teknologi atau peralatan usang.


Ditulis oleh: Alin Veronika, MT, PMP, PMI-RMP